TEMA 12 LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE EXISTENCIAS
1. LAS RAZONES PARA TENER EXISTENCIAS
Las empresas, tanto comerciales como industriales, necesitan disponer de existencias para el desarrollo de su actividad.
Existen una serie de motivos que obligan a la empresa a mantener un determinado volumen de existencias, pero teniendo siempre presente que el objetivo es que alcancen un nivel óptimo. Entre estas razones podemos citar:
¨ Aprovechar las economías de escala.* (Fuerzas que provocan una disminución de los costes a medida que aumenta la producción o, en este caso, la compra). La compra de cantidades mayores genera ahorros por los posibles descuentos y menores costes de transporte, pedido, etc.; sin embargo, hay que buscar el punto óptimo entre los ahorros que producen las economías de escala y los mayores costes que generan unos niveles de inventario más altos.
· Economías de escala: Aquellos procesos productivos que generan un gran volumen de producción con costes decrecientes, esa gran escala productiva proporciona una ventaja importante que se concreta en la reducción de costes por unidad de producto.
¨ Lograr un equilibrio entre la oferta y la demanda.
¨ Proteger contra la incertidumbre de la demanda. En determinadas ocasiones cuando el mercado es inestable (mercado en el que los precios de los productos sufren variaciones a corto plazo) es necesario, o al menos ventajoso para la empresa, incrementar las existencias. También un determinado nivel de existencias (inventarios), evita que se produzcan roturas de stocks.
¨ Servir de “colchón” durante el Ciclo de Pedidos. Es el periodo de tiempo que media entre dos lanzamientos de una orden de pedido. Normalmente, las empresas realizan un pedido cuando las existencias llegan a un nivel determinado; a lo largo del tiempo estas existencias van consumiéndose hasta que vuelven a llegar a ese nivel, lo que genera el lanzamiento de una nueva orden de pedido.
Las existencias se utilizan en las diferentes fases del flujo de materiales, como colchón, ya que, a veces, por las dsitancias geográficas, los fallos en la producción, los canales de distribución, etc. los plazos de entrega no pueden cumplirse.
Sin embargo, si la empresa mantiene un volumen de existencias demasiado grande o muy reducido, puede provocar, entre otras, las siguientes consecuencias:
Þ Roturas frecuentes de inventarios producidas al no poder atender los pedidos de los clientes o las necesidades del proceso de producción.
Þ Elevado número de productos muertos (artículos nuevos o viejos que ya no sirven para satisfacer la necesidad para la que fueron adquiridos) y obsoletos.
Þ Problemas de disponibilidad de espacio en los almacenes.
Þ Cambios frecuentes y no planificados en los programas de producción.
Þ Deficiente rotación de los productos, lo que puede generar un incremento en los costes de almacenamiento.
Þ Mal nivel de servicio a los clientes, que puede generar la pérdida de los mismos y, en consecuencia, un descenso en las ventas.
Þ Se bloquea parte del dinero de la empresa.
Todas estas consecuencias tienen tres efectos muy negativos para la empresa:
§ La pérdida de clientes
§ El incremento en los costes de almacenaje de existencias
§ Los estrangulamientos en los procesos de producción
§ Etc.
En definitiva, pérdidas en el BENEFICIO EMPRESARIAL.
La gestión de las existencias nace de la necesidad de buscar un EQUILIBRIO entre tener UN ALTO VOLUMEN DE STOCK, lo que implica una garantía de calidad y de servicio, pero con un elevado coste de almacenaje, y tener unas EXISTENCIAS MÍNIMAS lo que puede provocar roturas de stocks y pérdidas de clientes.
El objetivo fundamental de la gestión de existencias es adquirir las mercancías necesarias para mantener un volumen de stocks que permita asegurar un máximo nivel de servicio al mínimo coste.
2. EL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS
Un paso previo al establecimiento de un sistema de gestión de existencias es definir la frecuencia con la que se va a revisar el stock; dicha frecuencia depende, fundamentalmente, del sistema de información que tiene la empresa para controlarlo.
Por revisión continua
Se entiende cuando cada vez que ocurre una variación en un articulo (entrada o salida) se conoce inmediatamente cuál es su nivel de stock.
En la revisión periódica
Se define el tiempo en que se realizará la revisión del inventario y sólo en ese momento se conoce el nivel de stock del artículo. Esta gestión es la más utilizada tradicionalmente.
3. LOS ELEMENTOS QUE INFLUYEN EN LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS.
El responsable de la gestión de existencias debe decidir qué nivel hay que mantener y cuánto y cuándo hay que pedir.
Par ello, tratará de conocer la demanda de los clientes y el plazo de entrega de la mercancía. Asimismo, debe tener en cuenta todos los costes asociados al mantenimiento de existencias.
La demanda de los clientes
El gran conocimiento de la demanda permite clasificar los distintos métodos de gestión de existencias, así si la demanda es conocida con exactitud, los métodos de gestión se denominan “DETERMINISTAS O PREVISIÓN PERFECTA”, y si la demanda es aleatoria (no conocida), los métodos se denominan “ESTOCÁSTICOS O NO DETERMINISTAS”.
Los costes
En la gestión de costes, hay que tener en cuenta los siguientes costes:
§ Los costes de emisión del pedido. También denominados administrativos u operativos. Son los que se originan cada vez que se lanza una orden de pedido.
§ Los costes de almacenamiento. Son los costes de capital, de servicio, de riesgo y de almacén.
§ Costes de rotura de stocks. Aquel que se produce como consecuencia de una falta de materiales, que a su vez provoca una parada de máquina, de línea, fábrica o una pérdida de un determinado cliente.
Costes de capital Costes financieros
(Coste oportunidad)
Costes de riesgos Obsolescencia, mermas
COSTES DE pérdidas, daños, etc.
ALMACENAMIENTO
Coste de almacén Costes de los locales
y edificios.
Costes de servicios Seguros, impuestos.
El plazo de entrega
El plazo de entrega o tiempo de espera se define como el tiempo que transcurre desde que se lanza una orden de pedido hasta que ésta se recibe en el almacén.
4. TIPOS DE STOCKS
STOCK MÍNIMO:
Corresponde al menor inventario permitido de un determinado material del almacén. Es la cantidad a partir de la cual se debe, obligatoriamente, reabastecer. Se fija para cada producto.
STOCK MÁXIMO:
Es la mayor cantidad que se puede guardar en el almacén de un producto o material. Los grandes costes de almacenamiento hacen necesario que sea la mínima cantidad posible.
STOCK NORMAL:
Es el que se considera suficiente para atender la demanda prevista durante el periodo comprendido entre dos reposiciones consecutivas y evoluciona entre un máximo y un mínimo. Las empresas, mediante las técnicas de gestión y control de existencias, buscan la forma de que el stock normal sea el óptimo; es decir, aquél que asegura el suministro normal de materiales y, al mismo tiempo, minimiza los costes de mantenimiento de las existencias.
STOCK DE SEGURIDAD:
Es el que se añade al normal, como protección frente al riesgo de quedarse sin artículos, debido a un retraso en el suministro de mercancías, una modificación en el plazo de aprovisionamiento o una variación en la demanda prevista.
En la figura que aparece a continuación, observamos cómo el stock de seguridad, añadido al stock normal ha evitado que se produjera una ruptura en el ciclo de producción o en la demanda.
Cantidad de
stock
STOCK NORMAL
- -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
(a) (b) STOCK DE SEGURIDAD
t1 t 2 t 3 t4 Tiempo
(a) Retraso en el plazo
(b) Mayor demanda
STOCK MEDIO:
Es el promedio de existencias que tiene la empresa en el almacén. Las existencias medias se calculan:
Existencias medias = EXISTENCIAS MÁXIMAS + EXISTENCIAS MÍNIMAS
2
Si no existe un stock de seguridad, las existencias medias evolucionan entre dos límites E (Existencias máximas) y 0 (Existencias mínimas); por tanto, las existencias medias serán igual a:
Existencias medias = E
2
Si existe stock de seguridad:
Existencias medias = E + stcok de seguridad
2
STOCK CERO:
Es aquel que no existe. Las nuevas técnicas de la filosofía JIT han llevado al concepto de stock a su mínima expresión, de forma que el stock óptimo es aquel que es igual a cero.
5. EL STOCK ÓPTIMO
En la gestión de existencias, uno de los principales problemas que surge, es determinar el volumen de stock que la empresa ha de tener almacenado para, con el menor coste posible, hacer frente a la demanda.
Existe un método denominado de PREVISIÓN PERFECTA, que parte del hecho de que la demanda es uniforme, constante y conocida. Las cantidades de producto llegan al almacén, salen de éste y son reemplazadas mediante la emisión de un nuevo pedido, cuando el anterior alcanza un determinado nivel. El plazo de envío es constante y predeterminado.
Gráficamente, sería así:
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Cantidad de
Stock t Son el número de días
que tarde en agotarse
el stock.
t1 t2 t3
Para conseguir este nivel óptimo, la empresa debe determinar dos variables:
- El lote Económico de Compra (LEC)
- El Punto de Pedido.
6. EL LOTE ECONÓMICO O VOLUMEN DE PEDIDO.
La cantidad de pedido correcta, será aquella que equilibre de la mejor manera los costes asociados al número de pedidos realizados y los costes asociados al volumen de los pedidos. Si se equilibran ambas magnitudes, se minimiza el coste total de gestión de almacenes, y el volumen de pedido que resulta es lo que llamamos LOTE ECONÓMICO DE COMPRA (LEC).
La fórmula del LEC:
Þ El coste anual de emisión de pedidos = D x E
Q
D = Demanda
Q = Cantidad de pedido en unidades
D/Q = Número de pedidos
E = El coste de emisión de cada pedido.
Þ El coste anual de almacenamiento = Q x A
2
Q/2 = Promedio de existencias almacenadas (suponiendo que la demanda es constante y la cantidad almacenada después de cada reposición es Q)
A = Coste anual de almacenamiento de una unidad de producto.
CT = Coste total del stock, será la suma de ambos costes.
CT = D * E + Q * A
Q 2
Para calcular el número de unidades (Q) que haga mínimo el CT, bastará con derivar la función de costes totales respecto a Q, e igualarlo a cero:
dCT = - ED + A = 0
dQ Q2 2
De donde ED = A ; Q2 = 2ED ;
Q2 2 A
Lote Económico (Q) = 2ED
A
Otra fórmula:
Lote Económico (Q) = 2sC
iTPp
s= Coste unitario de cursar un pedido
C= Cantidad comprada o pedida a fábrica.
i = Tipo de interés del dinero
Pp = Precio unitario del producto o coste unitario de fabricación del mismo
T = Periodo de gestión.
CT = nº unidades * precio + D * E + Q * A
Q 2
CT = Número de unidades * precio + Coste total del stock.
7. EL PUNTO DE PEDIDO
Consiste en emitir una orden de pedido cuando el stock alcanza un determinado nivel, conocido como PUNTO DE PEDIDO.
El PUNTO DE PEDIDO es el número de unidades que son necesarias para cubrir la previsión de las ventas durante el plazo de entrega del proveedor. Por tanto, conociendo el plazo de entrega del proveedor, se sabe cuándo debe hacerse el pedido.
A este punto de pedido hay que añadirle el STOCK DE SEGURIDAD con objeto de salvaguardarnos de los posibles cambios en la demanda y en el plazo de entrega del proveedor.
PUNTO DE PEDIDO = Consumo previsto durante el plazo de entrega + Stock de Seguridad
